Final de um ano, início de outro sempre são bons momentos para se pensar no que conquistamos e naquilo que não conseguimos completar.
Grande parte dos impedimentos para a realização de nossos objetivos é a famosa “falta de tempo”, não é mesmo?
A administradora e head coach da Unlock Training, Nara Maria Müller traz algumas sugestões bem simples para que você consiga gerenciar melhor o seu tempo e alcançar os resultados desejados. Confira aí:
Fim de ano sem stress: 4 macetes para gerenciar seu tempo
A sensação de “falta de tempo” parece afligir a humanidade inteira – e, nesta época de Natal e Ano Novo, as frases que mais ouvimos costumam estar relacionadas a isso. “Estou mega-atarefado”, “não aguento mais, de tão cansado”, “não estou dando conta de tanta coisa” e por aí vão as queixas.
Este momento do ano, que deveria ser um dos mais curtidos e tranquilos, acaba por levar muita gente a um estado de stress tão profundo que a última coisa que desejam é marcar presença nas festinhas e confraternizações típicas do período. Tirar um tempo para meditar, para conectar-se às suas crenças espirituais ou para contemplar uma paisagem ao ar livre, nem pensar… Não há tempo a perder.
É verdade: o mês de dezembro, embora tenha 31 dias, é na prática mais curto do que os outros, pois a maioria das tarefas acumuladas precisa ser concluída antes do Natal. Na realidade, o que acontece é que, ao longo de todo o ano – que, no Brasil, para muita gente só começa em março –, vamos adiando inúmeras atividades que não nos parecem tão importantes. Fazemos o que é urgente e “precisa ser feito”, além de muitas coisas que não havíamos sequer planejado fazer.
TIPOS DE TAREFAS
Chrstian Barbosa, especialista em gestão do tempo e autor de vários livros nessa área, classifica as atividades em uma tríade: importantes, urgentes e circunstanciais. Confira:
- a) Aquilo que planejamos realizar, ou seja, as tarefas que precisam ser feitas para que determinado objetivo seja alcançado, ficam na categoria das atividades importantes;
- b) As tarefas importantes que não conseguimos concluir no prazo, por sua vez, passam a integrar a categoria das urgentes;
- c) E, em geral, as tarefas importantes passam a ser urgentes porque resolvemos inúmeras situações não planejadas, ou seja, dedicamo-nos a atividades circunstanciais.
QUATRO PASSOS PARA DOMAR O TEMPO
Descobrir como estamos gastando o tempo nos ajuda a encontrar formas de melhorar nosso desempenho e evitar o stress. Mas você tem ideia de como está a gestão do seu tempo? Siga alguns passos e veja como isso funciona:
Dica Nº 1 – Faça uma lista. Coloque no papel todas as atividades que você deve realizar no dia seguinte para que seus objetivos pessoais ou profissionais sejam realizados. Ex.: levantar os saldos bancários, pagar fornecedores, escrever o relatório para o diretor financeiro e/ou encaminhá-lo a um investidor que visitará sua empresa.
Dica Nº 2 – Avalie sua produtividade. No final do dia, verifique o que você conseguiu realizar e quais atividades ficaram para o dia seguinte, tornando-se urgentes. Ex.: relatório não foi concluído. Entre as atividades não realizadas, identifique também aquelas que deixaram de ser importantes e não precisam mais ser atendidas porque simplesmente perderam o prazo. Ex.: se você não concluiu o relatório e, consequentemente, não o encaminhou ao tal investidor, talvez o “timing” tenha sido perdido e faça mais sentido entregar outro relatório mais adiante.
Dica Nº 3 – Perceba o que fugiu do roteiro. Ainda no final do dia, relacione todas as atividades que não estavam planejadas, mas que acabaram sendo realizadas. Ex.: recebeu um potencial cliente ou precisou resolver um conflito. E – muito importante! – contabilize quantas mensagens você leu e respondeu nas redes sociais.
Não se desespere! Existe solução, e a dica final vem para ajudá-lo. Como já mencionei anteriormente, se não conseguimos realizar tudo o que tínhamos planejado, começamos a praticar a procrastinação – e vamos deixando, dia após dia, mais atividades para depois. Elas vão se acumulando até o final do ano, quando precisam ser concluídas a qualquer custo, inclusive de nossa saúde. Por isso, dê especial atenção ao quarto truque…
Dica Nº 4 – Defina algumas regras. Você já deve ter percebido que o problema está em gerenciar as tarefas circunstanciais, certo? Algumas delas precisam ser realizadas, especialmente se você recebeu um pedido especial de seu/sua chefe, é claro. Mas você pode muito bem determinar horários específicos, por exemplo, para abrir e-mails, ler e responder mensagens no Whatsapp, Messenger e redes sociais em geral. Muito provavelmente, essas tarefas possam ser realizadas duas vezes ao dia – uma de manhã e outra no final da tarde. E pode ter certeza de que isso funciona! Basta que você defina os horários, comunique seus interlocutores sobre a nova política e seja disciplinado na execução. Ah! Não se esqueça de incluir esses horários e atividades na sua lista de tarefas planejadas para o dia.
Boas festas, sem stress e com mais tempo para curtir a vida!